PROCEDURA IN MATERIA DI WHISTLEBLOWING
Tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità (amministrativa o contabile) di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro.
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L’obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di regolamentare il processo di ricezione e gestione delle segnalazioni e di informare adeguatamente tutti i destinatari della disciplina dettata in materia, affinchè ne sia assicurato il rispetto, promuovendo all’interno della società, la cultura della legalità.
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La disciplina del Whistleblowing è stata introdotta in Italia con il D.Lgs. n. 24/2023, che ha recepito la Direttiva europea 2019/1937.
In ossequio alla disciplina dettata dalla normativa sopra riprovata le società sono chiamate al rispetto degli adempimenti previsti in materia di Whistleblowing e devono attivare propri canali di segnalazione, che garantiscano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonchè del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
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DEFINIZIONI:
WHISTLEBLOWER indica il soggetto che in ambito aziendale segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione rapporto di lavoro;
SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING indica le informazioni circostanziate su violazioni già commesse
SEGNALATO soggetto cui il segnalante attribuisce la commissione del fatto illecito/irregolarità oggetto della segnalazione
DESTINATARIO DELLA SEGNALAZIONE soggetto/i che ha il compito di ricevere, analizzare, verificare le segnalazioni, anche con l’eventuale supporto di altre persone all’uopo incaricate.
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DESTINATARI DELLA PROCEDURA:
• I vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali della Società;
• Tutti i dipendenti della Società;
• Coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operano, a qualunque titolo per Elg Chromium Plating s.r.l.;
• I collaboratori, soci, fornitori, consulenti, clienti;
• Chiunque, a qualunque titolo, sia in relazione d’interesse con la Società, anche in assenza di un rapporto di lavoro o di qualsiasi altro rapporto giuridico con Elg Chromium Plating s.r.l.
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CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE:
La segnalazione deve essere il più possibile chiara, esaustiva e circostanziata e deve fornire tutti gli elementi utili a consentire le dovute verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza di quanto segnalato.
A tal fine, la segnalazione deve contenere, preferibilmente, le seguenti informazioni:
• le generalità del soggetto segnalante, con indicazione della qualifica o posizione professionale;
• una chiara e dettagliata descrizione dei fatti, precisi e concordanti, oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto della segnalazione;
• le generalità, il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) o altri elementi che consentono di identificare il soggetto o i soggetti cui attribuire i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;
• ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Sebbene siano preferibili le segnalazioni trasmesse in forma non anonima, sono ammesse anche le segnalazioni anonime e cioè prive di elementi che consentano di identificarne l’autore, purché siano adeguatamente dettagliate e circostanziate ed in grado di far emergere situazioni e fatti determinati. Esse sono prese in considerazione solo qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione e non appaiano ad un primo esame irrilevanti, destituite di fondamento o di contenuto palesemente diffamatorio. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
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QUALI ILLECITI POSSONO ESSERE SEGNALATI:
Possono essere segnalati i seguenti illeciti:
• Violazioni di norme penali, amministrative o contabili;
• Reati contro la pubblica amministrazione;
• Reati contro la persona;
• Reati contro il patrimonio;
• Reati contro l’ambiente;
• Reati contro la concorrenza;
• Reati contro la trasparenza.
La segnalazione deve essere comunque basata sulla buona fede e fondata su elementi di fatto precisi e concordanti, o riportare violazioni del modello di organizzazione della società, venuti a conoscenza in relazione delle funzioni svolte.
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COME SEGNALARE UN ILLECITO:
Elg Chromium Plating s.r.l. (d’ora in avanti anche indicata come ECP srl), in ottemperanza a quanto indicato nel d. lgv. n. 24/2023, ha predisposto un canale di segnalazione interna che consente di effettuare segnalazioni whistleblowing garantendo la riservatezza dell’identità del whistleblower / segnalatore, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione.
Nello specifico, le segnalazioni posso essere effettuate:
In forma scritta
ECP srl ha reso operativo un canale attraverso il quale è possibile presentare segnalazioni scritte in modalità analogica:
• La segnalazione whistleblowing è trasmessa mediante invio a mezzo del servizio postale, via posta raccomandata, all’ attenzione dell’Avv. Simona Cottali, con studio in Brescia, Via Gerolamo Romanino, 1, 25122, preferibilmente mediante compilazione del modulo compilabile allegato (quale Allegato A) alla presente procedura. Detto modulo (Allegato A) verrà inviato a tutti i dipendenti mediante mail e sarà in ogni momento SCARICABILE DAL SITO INTERNET www.elgchrome.com.
• In tal caso, al fine di usufruire della garanzia di riservatezza di cui al D.lgs. 24/2023, il segnalante dovrà avere cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse, includendo nella prima i propri dati identificativi, unitamente alla fotocopia di un documento di identità (Allegato A – prime quattro caselle/righe); nella seconda, l’oggetto della segnalazione (Allegato A– dalla quinta casella/riga). È poi necessario che le buste siano inserite in una terza busta, che riporti all’esterno la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”, individuato nella persona dell’Avv. Simona Cottali, così esprimendo la volontà di beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing.
• Ove il segnalante voglia mantenere l’anonimato, può decidere di non includere i propri dati personali, compilando le parti dell’allegato A, a partire della quinta riga (luogo in cui si è verificato il fatto) senza compilare le prime 4 righe/caselle (nome e cognome, inquadramento e qualifica, sede di lavoro, recapiti). In tal caso, il segnalante deve considerare che le segnalazioni effettuate in forma anonima sono prese in considerazione solo ove adeguatamente circostanziate e dettagliate.
• La segnalazione conforme al D.lgs. 24/2023 è oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del gestore, il quale si impegna altresì a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle buste.
• ECP srl ha attivato altresì un canale suppletivo, rappresentato dall’indirizzo di posta elettronica segnalazioni.whi.ecp@gmail.com cui ha accesso esclusivamente il responsabile della gestione della segnalazione, attraverso il quale il segnalante – in via del tutto residuale e rinunciando volontariamente ad utilizzare il canale sopra descritto – può presentare una segnalazione, preferibilmente previa compilazione e invio del modulo di cui all’Allegato A.
• Il segnalante può decidere di utilizzare il proprio indirizzo di posta elettronica personale (ad es. nome.cognome@gmail.com); in tal caso, l’identità del segnalante è conosciuta solo dal responsabile della procedura, che ne garantisce la riservatezza, fatti salvi i casi in cui il nominativo va comunicato alle autorità per obblighi di legge.
• Qualora voglia mantenere l’anonimato, può presentare la segnalazione da un indirizzo di posta elettronica non riconducibile alla propria identità, creato, in via esemplificativa, utilizzando un nome di fantasia (ad es. anonimo@gmail.com); in tal caso, il segnalante deve considerare che le segnalazioni effettuate in forma anonima sono prese in considerazione solo ove adeguatamente circostanziate e dettagliate.
In forma orale:
· Il segnalante può presentare una richiesta di incontro diretto con il gestore delle segnalazioni, al fine di effettuare personalmente la propria segnalazione whistleblowing. La richiesta può essere presentata mediante invio di una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica segnalazioni.whi.ecp@gmail.com oppure tramite lettera raccomandata, all’attenzione del gestore delle segnalazioni, inviata presso lo studio legale Avv. Simona Cottali, Via Gerolamo Romanino, 1, Brescia, 25122. In quest’ultima ipotesi, nella lettera il segnalante si impegna a fornire un proprio recapito affinché il gestore possa comunicare la data e l’orario dell’incontro.
· In ogni caso, il gestore si impegna a fissare l’incontro entro un termine ragionevole, contattando il soggetto interessato all’indirizzo fornito.
· Nel corso dell’incontro, il whistleblower descrive dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara degli elementi di cui al contenuto del paragrafo relativo al contenuto della segnalazione; il gestore stila un verbale, mediante compilazione del modulo Allegato A, il quale è sottoscritto anche dal segnalante, cui è consegnata una copia.
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GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE:
ECP SRL ha individuato nella persona dell’Avv. Simona Cottali la figura deputata a ricevere e gestire le segnalazioni, che gestirà le segnalazioni in maniera indipendente ed imparziale.
Tutte le segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare svolta dal gestore della segnalazione, anche ed eventualmente di concerto con i vertici aziendali. Ciò al solo fine di valutare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima analisi della fondatezza della segnalazione stessa.
Il gestore della segnalazione è tenuto a rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione, entro 7 giorni dal ricevimento, dare corretto seguito alle segnalazioni ricevute, fornire riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento o comunque entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.
In caso di richiesta di incontro da parte del soggetto segnalante, il gestore della segnalazione è tenuto ad incontrare, nel minor tempo possibile, compatibilmente con la propria organizzazione professionale, il soggetto medesimo.
All’esito delle attività di analisi preliminare:
• Laddove emergesse l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati e/o l’infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, il responsabile procederà ad archiviare la segnalazione dandone notizia a vertici di ECP srl. La segnalazione sarà considerata inammissibile nei seguenti casi:
A. Mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
B. Manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni di cui al d. lgs. 24/2023;
C. Esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione;
D. Produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.
• Qualora la segnalazione necessiti di ulteriori approfondimenti, il gestore si attiverà in tal senso anche di concerto con differenti funzioni aziendali;
• Qualora la segnalazione sia ritenuta fondata il gestore provvederà a coinvolgere gli organi interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze.
Le segnalazioni verranno annotate nel registro delle segnalazioni sul quale verranno annotate anche le archiviazioni. L’accesso al registro e ai fascicoli è secretato. I fascicoli verranno conservati presso lo studio dell’avv. Simona Cottali ciò allo scopo di garantire la tracciabilità dell’attività d’indagine relativa ad ogni segnalazione.
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TUTELA DEL SEGNALANTE:
Il segnalante è tutelato da eventuali ritorsioni da parte dell’ente o dell’azienda presso cui ha lavorato o lavorato. In particolare, il segnalante non può essere licenziato, trasferito, demansionato o sottoposto ad altre forme di discriminazione.
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RISERVATEZZA:
Tutti i soggetti coinvolti nella procedura Whistleblowing hanno l’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni ricevute, nonché di qualsiasi altro elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante. L’identità del segnalante e qualsiasi informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente l’identità non possono essere rivelate, se non con il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni.
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SANZIONI:
La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 codice civile.
Eventuali forme di abuso della presente procedura, al solo scopo di danneggiare il segnalato o a fini opportunistici, sono fonte di responsabilità in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi. Pertanto chiunque effettui con colpa grave o dolo segnalazioni che si rivelino infondate sarà sottoposto a provvedimento disciplinare, da adeguarsi alla condotta tenuta.
Sono previste sanzioni disciplinari per chi violi le misure di tutela del segnalante.
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ALTRI CANALI ESTERNI DI SEGNALAZIONE:
Nei casi consentiti dal decreto legislativo n. 24/23 il segnalante potrà effettuare la sua segnalazione anche utilizzando il canale esterno dell’ANAC (autorità anti corruzione) o quello della divulgazione.
